Werkprocessen & HRM

Alles draait om de klant, die zelf een actieve rol heeft binnen de Bibliotheekformule. De processen zijn zo ingericht dat de klant veel zelf kan regelen, online of in de Bibliotheek zelf, zonder directe hulp van een medewerker. Binnen de uitleenfuntie is zelfbediening het uitgangspunt. We beogen dat klanten lekker struinen tussen de boeken en gemakkelijk een boek vinden bij een bepaald thema. Aantrekkelijke en informatieve presentaties nodigen klanten uit om materialen mee te nemen. Goede signing, inrichting van de catalogus, instore communicatie en presentaties blijven de klantvraag voor.

Medewerkers lopen rond, zijn proactief en zijn aanspreekbaar voor klanten. Er zijn informatiepunten waar de klant terecht kan voor service, advies en informatievragen. De medewerker is een gastvrije en klantgerichte professional, expert in kennis en presentatie van de collectie en het adviseren en informeren van klanten. De medewerker ondersteunt de klant in zijn zoekproces, schrijft nieuwe klanten in, geeft advies en komt met alternatieven als dat nodig of gewenst is. De medewerker besteedt tijd aan displayen en presenteren van de collectie.

In de Bibliotheekformule zijn de belangrijkste werkprocessen rondom de uitleenfunctie gestandaardiseerd en beschreven. Centraal in de fysieke bibliotheek staan de processen:

Halen en brengen van media
Vinden: de klant vindt wat hij zoekt
Verleiden: het verleidelijk presenteren en plaatsen van het assortiment
Verrijken: actief en passief informeren

Aangesloten bibliotheken bij de Bibliotheekformule vinden hier (na inloggen) meer informatie over de werkprocessen & HRM in de Bibliotheek.

+ - Werken met de Bibliotheekformule Klik om in te vouwen

Werken met de Bibliotheekformule heeft grote gevolgen voor het personeel. Functies en werkzaamheden veranderen. In standaardfunctieprofielen zijn de resultaatgebieden en competenties beschreven voor de medewerkers in de publieksdienst. Om de gewenste situatie te bereiken moet vastgesteld worden welke functies nodig zijn en hoeveel. Aan de hand van een standaard formatienorm kan de formatie voor de publieksdienst berekend worden, daarbij ook rekening houdend met bijvoorbeeld openingsuren met alleen zelfbediening. Een verschilanalyse tussen huidige en gewenste situatie geeft richting aan de personeelsplanning en de ontwikkeling van het personeel. Om de gewenste competenties eigen te maken is een breed opleidingsplan ontwikkeld.

+ - Stappen in het veranderproces Klik om in te vouwen

De invoering van de Bibliotheekformule heeft impact op de totale bibliotheekorganisatie. Een breed traject van organisatieontwikkeling, waarbij iedereen in de organisatie vanaf het begin wordt meegenomen in het veranderproces, geeft de grootste kans op een succesvolle implementatie van de formule bij de medewerkers.

Met betrekking tot HRM en veranderende werkprocessen biedt het Formulebureau een veranderplan met o.a. een organisatiescan, een standaard opleidingsplan en een lijst met getoetste aanbieders voor gerichte scholing en training.

Uw PSO contactpersoon kan u in verbinding brengen met de HRM ondersteuner in uw regio.

Stappen verandertraject HRM:

Keuze voor de nieuwe strategie
Ontwerpen en inrichten van de organisatie
- Op basis van formulehandboek werkprocessen, organisatie en sturing bespreken en veranderingen in kaart brengen
Plannen en sturen
- Projectorganisatie inrichten en (re)organisatieplan maken
Implementatie
- Uitvoeren herinrichting en reorganisatie volgens plan
Communiceren
- Uitdragen doelstellingen
- Gevolgen voor organisatie en beleid
Training en opleiding
- Management Development traject
- Uitvoeren opleidingen volgens opleidingsplan
Verankeren en verbeteren
- Inrichten beheerorganisatie
- Structurele controle en sturing op kwaliteitseisen en prestaties
- Aanpassen meerjarenplanning, begroting en werkplannen